建築設計・監理報酬の請求書— 契約書との整合

1. 契約書と請求の対応

1-1. 段階払いの名称一致

契約書の「基本設計完了時30%」などの段階と、請求書摘要の文言が一致しているかを確認します。
略称や社内コードだけの摘要は、後からの説明が難しくなるため補足を依頼します。
記載要件チェックリストもあわせて確認します。

1-2. 工事費変動に連動する報酬

工事費概算の増減に連動して設計報酬が変わる契約では、計算根拠が請求書または別紙に必要です。
根拠資料と請求金額を突合し、未合意の増額を支払対象にしないようにします。

1-3. 監理報酬の月次請求

工事監理は工期に応じた月次請求になることがあります。
月次ごとに登録番号と記載要件を確認し、工期延長に伴う追加月の請求が変更合意済みかを見ます。
継続的な役務は業務委託契約の確認の観点でも契約内容を確認します。

2. 追加・変更設計の請求

2-1. 変更合意書との突合

施主都合の設計変更は追加報酬の対象になることが多いです。
変更合意書の金額・範囲と請求明細を突合します。
合意前の先行請求は支払保留にするルールが有効です。

2-2. 値引き・減額変更

規模縮小で報酬が減る場合、マイナス請求や精算請求が届きます。
返還インボイス対応の観点で返還インボイスの要否を整理します。

2-3. 関連外注（構造・設備設計）

構造・設備の協力事務所から直接請求が来る場合と、元設計がまとめて請求する場合があります。
発行者ごとの登録番号を確認し、二重計上がないかを案件番号で管理します。

3. 確認フロー

3-1. 登録番号と公表照合

チェックフローに沿って登録番号を照合します。
未登録の個人事務所は経過措置で処理し、不備は不備による控除リスクを避けるため修正依頼します。

3-2. 図面納品・監理報告との突合

段階完了の根拠として図面納品記録や監理報告書を添付・参照できる状態にします。
請求書とセットで保存期間を意識して保存します。

3-3. 少額の追加検討費

簡易検討のみの少額請求も積み上がります。
少額特例の検討が必要な場合は社内ルールに明記し、専門家に適用可否を確認します。

4. 実務シナリオ

4-1. 摘要が「設計料」のみ

ある施主側経理では、請求摘要が「設計料」のみで段階が不明なまま承認され、後からどの段階の支払かが分からなくなりました。
契約段階名の記載を必須とし、不明な場合は再発行を依頼する運用に変更しました。

4-2. 監理延長の未合意請求

工期遅延で監理月が延びたのに変更合意がないまま追加月が請求されたケースでは、支払保留と合意書作成を並行しました。
インボイス確認は請求が有効になってからでも、登録番号の事前確認は可能です。

4-3. 協力事務所の直接請求

構造設計が直接請求する場合、元設計の契約範囲と重複していないかを確認します。
マスタに協力事務所の登録番号も登録します。

5. チェックリスト

• 契約の段階名称と請求摘要が一致するか
• 工事費連動報酬の計算根拠があるか
• 変更合意のない追加請求を除外したか
• 協力事務所の別請求で二重計上がないか
• 登録番号照合を支払前に完了したか
• 図面・監理報告と請求書をセット保存したか

6. 施主側経理の会話例

6-1. 摘要が「設計料」だけのとき

設計事務所：「いつもどおり設計料で請求した」。
施主経理：「契約の段階名（実施設計完了時）を摘要に入れてほしい。支払管理が追えない」。
段階名の記載を必須にすると、追加変更の請求も「どの段階の追加か」が明確になります。
初回取引でフォーマットを決めておくと、以降の修正依頼が減ります。

6-2. 監理延長の口頭合意

現場：「工期が延びたから監理もそのまま続けてほしい（口頭）」。
翌月、追加月の請求が届き、変更合意書がないため支払保留になります。
口頭で続ける場合でも、メールで期間と単価を残し、正式な変更合意を追いかける運用が必要です。
インボイスの登録番号確認は、合意確定を待たず事前に実施できます。

6-3. 協力事務所の直接請求

構造設計が直接請求し、元設計の請求にも「構造調整費」が載っていると二重計上になります。
案件番号で協力事務所一覧を持ち、誰が誰に請求するかを発注時に決めます。
工事費連動の報酬改定がある月は、計算根拠の別紙が請求とセットで届いているかを重点確認します。
図面納品の受領メールも保存し、段階完了の説明資料にします。

7. 支払承認前の最終確認

7-1. 段階完了の根拠

実施設計完了時の請求なら、図面一式の受領記録があるかを最終確認します。
監理の月次請求なら、対象月の監理報告書が揃っているかを見ます。
工事費連動で報酬が変わった月は、計算根拠の別紙が請求とセットかを必ず確認します。
根拠がなければ支払保留とし、設計事務所に追記・再発行を依頼します。

7-2. 協力事務所の二重計上防止

構造・設備の直接請求がある案件では、元設計の請求に同趣旨の費用が重複していないかをチェックします。
発注時に「誰が誰へ請求するか」を文書化し、経理マスタにも役割を書きます。
変更設計の追加請求は、変更合意書の金額・範囲と突合してから承認します。
減額精算がある場合はマイナス行の税率区分もあわせて確認します。

よくある質問

Q. 段階払いの各回で毎回確認が必要ですか？

各回の請求書で登録番号と記載要件を確認します。
分割請求ごとに適格請求書が必要です。

Q. 設計料と監理料が1枚でもよいですか？

同一発行者・同一税率なら要件を満たせます。
会計上は段階・科目の区分があると望ましいです。

Q. 個人設計事務所が未登録です。

経過措置の対象になり得ます。
控除割合を税理士と確認してください。

Q. 変更設計の口頭指示だけで請求が来ました。

変更合意の文書化を求め、合意後に支払承認します。
請求摘要と合意内容を突合します。

Q. 減額精算のマイナス行だけで足りますか？

ケースにより返還インボイス対応が必要です。
方針は専門家に確認してください。

まとめ

• 契約段階名と請求摘要の一致を必須にする
• 工事費連動・変更設計は根拠資料と突合する
• 監理の月次・延長は変更合意を確認する
• 協力事務所の直接請求の二重計上に注意する
• 図面・監理報告と請求書をセット保存する

注意

インカク（incaku）では、請求書の登録番号の形式チェック・公表照合・記載要件の確認を行えます。
自動チェックツールは税務・法的助言ではありません。
個別の税務処理・契約判断は、税理士等の専門家にご確認ください。