適格請求書の保存期間・保存方法｜何年・どんな形式で残せばいいか

1. 保存期間の基本は7年

仕入税額控除の要件として、受け取った適格請求書（および帳簿）は、原則としてその課税期間の末日の翌日から2ヶ月を経過した日から7年間の保存が必要とされています。
法人・個人事業主で細かな起算点の違いはありますが、「7年」を目安にしておけば大きく外しません。

2. 紙で受け取った請求書

郵送やFAXなど紙で受け取った請求書は、紙のまま保存するのが原則です。
スキャンして電子化し、紙を廃棄することも可能ですが、その場合は電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件（タイムスタンプ・解像度・検索性の確保など）を満たす必要があります。
自己流でスキャンして紙を捨てると、要件を満たさず「保存していない」扱いになるリスクがあるため、社内でスキャナ保存の運用ルールを決めてから始めるのが安全です。

3. メール添付・PDFなど電子データで受け取った請求書

メールに添付されたPDF請求書など、最初から電子データで受け取ったものは、電子帳簿保存法上の「電子取引」に該当し、紙に印刷して保存することは認められません。
電子データのまま、次の要件を満たして保存する必要があります。

• 改ざん防止の措置（タイムスタンプ、または訂正削除の記録が残るシステムでの保存など）
• 検索性の確保 — 取引年月日・取引金額・取引先名で検索できる状態にしておく
• ディスプレイ・プリンタ等の備え付け（税務調査時にすぐ出力・表示できること）

「メールで届いたPDFを印刷して紙のファイルに綴じている」という運用は、電子帳簿保存法上は認められていない点に注意が必要です。

4. 検索性の確保、実務ではどう満たすか

専用システムを使わない場合でも、次のような簡易な方法で検索性の要件を満たせるとされています。

• ファイル名を「日付_取引先名_金額」の規則で統一する（例: 20261001_株式会社サンプル_110000.pdf）
• 表計算ソフトで索引簿（日付・金額・取引先の一覧）を作り、ファイルと紐づける

件数が少ないうちはこの方法でも運用できますが、取引先・件数が増えるほど、ファイル名のつけ忘れや索引簿の更新漏れが起きやすくなります。

5. チェック記録と保存をセットで考える

incakuでチェックした履歴は、登録番号・公表照合結果とあわせてシステム内に残ります。
保存要件そのものを代行するものではありませんが、「いつ・どの請求書を・どうチェックしたか」を後から確認できる状態にしておくことは、保存要件の検索性を補強する材料になります。
チェック履歴の保持期間はプランによって異なるため、使い方ガイドの履歴の項目もあわせてご確認ください。

6. 注意

本記事は国税庁の公表資料等に基づく一般的な情報の整理であり、税務・法的助言ではありません。
保存方法・保存期間の個別の判断は、税理士等の専門家にご確認ください。