取引先の登録番号を継続監視する— 失効・名称変更の見落とし防止

1. 月末チェックと継続監視の違い

• 請求書チェック—「この PDF は今の時点で問題ないか」を都度確認する作業
• 登録番号の監視—「この取引先は先週から変わっていないか」を定期的に再確認する作業

先月の請求書が PASS でも、今月請求が来る前に取引先の登録が失効している可能性があります。 継続取引がある取引先ほど、監視の価値が高くなります。

2. 公表情報で起きうる変化

• 登録失効— 登録番号が公表から消え、照合で「見つからない」状態になる
• 名称変更— 社名変更・商号変更により公表名称が更新される
• 登録復活— 一度失効した番号が再度公表される（再登録など）

これらは請求書 PDF の内容だけでは分かりません。 国税庁の公表情報と定期的に照合し直す必要があります。

3. 手作業で監視する場合の負担

取引先が 10 社あれば、毎週または毎月、公表サイトで 10 回検索し直すことになります。 名称の表記ゆれ（株式会社 / （株）など）も都度目視で比較する必要があり、 Excel で管理していると「いつ誰が最後に確認したか」も散らばりがちです。

監視の頻度は業務次第ですが、週 1 回程度の再照合でも、失効の早期発見には十分なことが多いです。 登録番号は毎日変わるものではないため、日次までは必須ではありません。

4. インカク（incaku） の監視機能でできること

インカク（incaku） では、ログイン後の「監視」画面から取引先の登録番号を登録すると、週 1 回（月曜 06:00 JST）に公表情報と自動照合します。

• 失効・名称変更・復活を検知し、履歴として残す
• 変化があったときはメールで通知（設定で ON/OFF 可能）
• プランごとに監視できる社数が決まっている（無料 3 社〜）

請求書チェック（PDF 投入）とは別枠の機能です。 同じ取引先から毎月請求書が来る場合でも、監視は 1 社としてカウントされます。

関連:受取請求書チェックの手順

5. 運用の注意

監視ツールも税務判断を代替しません。 通知は公表情報の変化をお知らせするものであり、 仕訳・控除の可否はユーザーまたは税理士が判断してください。

国税庁 Web-API に障害がある場合、照合が一時的に完了できないことがあります。 その際はダッシュボードの履歴で最終確認日時をご確認ください。