PDF請求書の保存、電帳法の要件も満たしている？— タイムスタンプ・検索要件の実務

1. 「電子取引」に該当するデータとは

メール添付のPDF請求書、Webサイトからダウンロードした請求書データなど、電子的に授受した取引情報は「電子取引」に該当し、電帳法上、電子データのまま保存することが求められます。

紙に印刷して保存する運用は、電子取引データの保存要件を満たしません。

2. 主に求められる保存要件

• 訂正・削除の履歴が残る、またはそもそも訂正・削除ができないシステムで保存する（あるいは事務処理規程を整備し運用する）
• 取引年月日・取引金額・取引先で検索できる状態にしておく
• ディスプレイ・プリンタ等の備え付けにより、内容をいつでも確認できるようにしておく

検索要件は、フォルダ名やファイル名に規則的なルールを設けて対応する運用でも満たせるとされています。

3. インボイス対応と電帳法対応の違い

インボイス制度対応（登録番号の確認・記載要件の確認）は「請求書に何が書かれているか」の話です。

電帳法対応は「そのデータをどう保存するか」の話であり、目的も確認すべきポイントも異なります。 登録番号チェックだけを整備して満足していると、保存方法の要件が抜けてしまうことがあるため、両方を別のチェック項目として管理するのが実務的です。

4. 社内で確認しておく運用

• PDF請求書を受け取ったら、どこに・どのファイル名で保存するかルールがあるか
• 保存先が、訂正・削除履歴の残る仕組みになっているか
• 取引年月日・金額・取引先で検索できる状態か（ファイル名規則、または専用システムの利用）

まとめ

• メール等で受け取った請求書データは、紙に印刷せず電子データのまま保存する
• 訂正削除履歴・検索要件・見読可能性が主な保存要件
• インボイス対応（記載内容の確認）と電帳法対応（保存方法）は別のチェック項目として管理する

請求書の保存期間の考え方はこちらの記事もあわせてご覧ください。
本記事は制度の一般的な整理であり、税務判断を代替するものではありません。