電子帳簿保存法の「スキャナ保存」とインボイス保存の違い— 受取PDFと紙スキャン

1. 3つの保存区分

• 電子取引データ保存— メール添付・請求書発行システムなど、最初からデータでやり取りしたもの
• スキャナ保存— 紙で受け取った請求書を画像化して保存するもの
• 紙のまま保存— 紙で受け取り、紙のまま保存するもの

最初からPDFで受け取った請求書を紙に印刷して保存する運用は、電子取引データの保存要件を満たさない扱いになる点に注意が必要です。

2. スキャナ保存で意識される点

紙の請求書をスキャンして保存する場合、一定の解像度・タイムスタンプ・入力期間などの要件が定められています。
電子取引データ保存とは要件の性質が異なるため、「PDFだから同じ扱い」と混同しないことが実務上のポイントです。

3. インボイス制度の登録番号確認との関係

電帳法の保存要件と、インボイス制度で求められる登録番号・記載事項の確認は、それぞれ別の制度です。
保存形式が要件を満たしていても、登録番号の記載や公表情報との一致は別途確認する必要があります。
受取請求書の確認手順は月末経理の手順を参照してください。

4. ツール利用時の注意

インカク（incaku）はテキスト層のある請求書PDF・CSV・テキスト入力から登録番号の形式チェック・公表照合・記載要件の確認を行うツールであり（画像・スキャンPDFのOCRには対応していません）、電帳法の保存要件そのものを判定する機能ではありません。
自動チェックツールは税務判断を代替しません。保存方式の適否は税理士等にご確認ください。